Procuration pour un état des lieux : modèle gratuit en Word et PDF

Pour un état des lieux, vous pouvez vous faire représenter par la personne de votre choix. Il suffit d’une procuration écrite qui l’autorise à assister à l’état des lieux et à le signer en votre nom. La loi prévoit ce cas : l’état des lieux est établi « par les parties ou par un tiers mandaté par elles » (loi du 6 juillet 1989, article 3-2).

Cette page propose deux modèles gratuits de procuration, l’un pour le locataire, l’autre pour le bailleur, en Word et en PDF, avec un exemple rempli. Ils servent pour un état des lieux d’entrée comme de sortie, pour un logement loué vide ou meublé en France.

Télécharger le modèle de procuration pour un état des lieux

Chaque modèle tient sur une page. Le PDF s’imprime et se remplit à la main, le fichier Word se complète à l’ordinateur. Tous les fichiers se téléchargent sans inscription.

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Procuration du locataire

PDF et Word (.docx), 1 page

Pour le locataire qui ne peut pas venir à l’état des lieux d’entrée ou de sortie : identités, logement, pouvoirs à cocher, clés et nouvelle adresse.

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Procuration du bailleur

PDF et Word (.docx), 1 page

Pour le propriétaire bailleur qui se fait représenter par un proche ou un professionnel : relevé des compteurs, clés, nouvelle adresse du locataire, signature.

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Exemple rempli

PDF, 1 page

Une locataire partie à Toulouse donne pouvoir à son frère pour l’état des lieux de sortie de son appartement à Lyon. Noms et adresses fictifs.

Voir l’exemple

Que doit contenir une procuration pour un état des lieux ?

Une procuration pour un état des lieux indique qui donne le pouvoir, à qui, pour quel logement, pour quel état des lieux et avec quels pouvoirs. Elle est datée et signée par la personne représentée. Aucun formulaire officiel n’existe : une lettre suffit, car le Code civil admet le mandat « par acte sous seing privé, même par lettre » (article 1985).

La lettre de procuration comporte :

• l’identité de la personne qui donne le pouvoir (le mandant) : nom, prénom, date et lieu de naissance, adresse, et sa qualité de locataire ou de bailleur ;
• l’identité de la personne qui la représente (le mandataire), avec les mêmes informations ;
• l’adresse complète du logement, avec l’étage et le numéro de l’appartement ;
• le bail concerné : sa date de signature et le nom de l’autre partie ;
• le type d’état des lieux (entrée ou sortie), sa date et son heure ;
• la liste des pouvoirs donnés : assister, faire noter des observations, signer, remettre ou recevoir les clés ;
• la date, le lieu et la signature du mandant, avec la mention « Bon pour pouvoir » qu’on ajoute d’usage ;
• la signature du mandataire, qui accepte ainsi la mission.

Dans l’exemple rempli fourni avec les modèles, une locataire qui a déjà déménagé à Toulouse donne pouvoir à son frère pour l’état des lieux de sortie de son appartement à Lyon.

Le décret du 30 mars 2016 demande que l’état des lieux mentionne « le cas échéant, le nom ou la dénomination et le domicile ou le siège social des personnes mandatées pour réaliser l’état des lieux » (article 2). Une procuration complète permet de remplir cette ligne sans discussion.

Joignez une copie de votre pièce d’identité. La loi ne l’exige pas, mais l’autre partie peut ainsi comparer les signatures. Écrivez sur la copie une mention comme « Copie destinée à l’état des lieux du 15 octobre 2026 », pour qu’elle ne serve pas à autre chose. Le jour venu, votre représentant présente sa propre pièce d’identité.

Qui peut vous représenter lors d’un état des lieux ?

Toute personne en qui vous avez confiance peut vous représenter : un proche, un ami, un colocataire, un collègue, ou un professionnel. La loi ne fixe pas de liste et parle simplement d’un « tiers mandaté » par les parties (loi du 6 juillet 1989, article 3-2).

Locataire, ne confiez pas votre procuration à l’agence qui représente le bailleur : l’état des lieux se fait contradictoirement, chaque partie défend ses propres intérêts.

Choisissez de préférence une personne majeure qui connaît le logement. Le Code civil permet de confier un mandat à un mineur, mais votre recours contre lui serait alors limité (article 1990).

Côté bailleur, le mandat de gestion de l’agence qui gère le logement peut déjà couvrir les états des lieux. Vérifiez-le avant de rédiger une procuration en plus.

En colocation, chaque colocataire signataire du bail est une partie. Un colocataire peut représenter les autres si chacun lui remet sa propre procuration. Quand un seul colocataire part, le constat de départ d’un colocataire note l’état de sa chambre et les clés qu’il rend.

Le commissaire de justice intervient dans un autre cas : quand l’état des lieux ne peut pas se faire à l’amiable. Il est alors établi « par un commissaire de justice, sur l’initiative de la partie la plus diligente, à frais partagés par moitié entre le bailleur et le locataire » (loi du 6 juillet 1989, article 3-2). Une procuration évite d’en arriver là quand l’une des parties ne peut pas se déplacer.

Procuration pour un état des lieux de sortie : ce qui change

Pour un état des lieux de sortie, la procuration du locataire doit aussi permettre de rendre les clés et de donner sa nouvelle adresse. La loi demande au locataire d’indiquer « lors de la remise des clés, l’adresse de son nouveau domicile » (loi du 6 juillet 1989, article 22).

Cette adresse a deux usages. Elle figure dans l’état des lieux de sortie, qui doit mentionner « l’adresse du nouveau domicile ou du lieu d’hébergement du locataire » (décret du 30 mars 2016, article 2). Elle sert aussi à la restitution du dépôt de garantie. Notez-la dans la procuration pour que votre représentant la donne sans hésiter.

Listez aussi les clés à rendre : nombre de clés, badges, télécommandes, clé de boîte aux lettres. Votre représentant pourra les compter avec le bailleur. Une attestation de remise des clés, signée sur place, date cette remise.

Les compteurs individuels sont relevés dans les deux cas. La loi en charge le bailleur : « Le propriétaire ou son mandataire complète les états des lieux d’entrée et de sortie par les relevés des index pour chaque énergie, en présence d’une installation de chauffage ou d’eau chaude sanitaire individuelle, ou collective avec un comptage individuel » (article 3-2). Le mandataire du locataire vérifie ces relevés avant de signer.

À l’entrée, le représentant du locataire reçoit les clés. Le locataire garde ensuite le droit de demander que l’état des lieux d’entrée soit complété « dans un délai de dix jours à compter de son établissement » (article 3-2).

Ce que votre représentant peut signer

Votre représentant signe l’état des lieux à votre place, et cette signature vous engage comme la vôtre. Le décret de 2016 prévoit « la signature des parties ou des personnes mandatées pour réaliser l’état des lieux » (article 2). L’exemplaire signé est remis « à chacune des parties ou à leur mandataire au moment de sa signature » (article 3).

Il n’agit que dans les limites de la procuration : « Le mandataire ne peut rien faire au-delà de ce qui est porté dans son mandat » (Code civil, article 1989). Listez donc chaque pouvoir. Une procuration qui dit seulement « assister » ne l’autorise pas clairement à signer.

Le mandataire peut faire noter des observations ou des réserves, et refuser de signer un état des lieux qu’il conteste. Donnez-lui avant la visite ce qu’il doit savoir : les défauts déjà signalés, l’état des lieux d’entrée, vos photos.

Demandez que le nom de votre représentant figure dans l’état des lieux, comme le prévoit le décret de 2016 (article 2). Quand l’agent réalise l’état des lieux avec Autlu, le rapport est rédigé et signé sur place, sur la tablette ou le téléphone de l’agent. L’exemplaire signé part ensuite par e-mail à chaque partie dont l’adresse est indiquée, y compris vous si votre adresse e-mail figure dans le rapport. Vous réalisez vous-même des états des lieux ? Vous pouvez essayer Autlu gratuitement pendant 14 jours.

Comment remplir et envoyer la procuration

Remplissez le modèle Word à l’ordinateur, ou imprimez le PDF et complétez-le à la main. Datez et signez. La personne mandatée signe aussi : selon le Code civil, le contrat de mandat « ne se forme que par l’acceptation du mandataire » (article 1984), et sa signature prouve cette acceptation.

Envoyez une copie à l’autre partie quelques jours avant l’état des lieux, avec le nom de la personne qui viendra. L’agence ou le bailleur sait alors qui attendre, et la visite commence sans vérification de dernière minute.

Une procuration signée puis scannée peut partir par e-mail. Le mandataire garde l’original sur lui le jour de l’état des lieux, avec une copie de votre pièce d’identité.

Le jour de l’état des lieux : ce que votre représentant apporte

Pour que l’état des lieux se déroule sans blocage, votre représentant apporte :

• la procuration originale et une copie de votre pièce d’identité ;
• sa propre pièce d’identité ;
• l’état des lieux d’entrée, pour une sortie ;
• toutes les clés, badges et télécommandes, pour une sortie ;
• votre nouvelle adresse, pour une sortie ;
• un téléphone pour vous joindre en cas de question.

Sur place, il relit chaque pièce avec l’autre partie, vérifie les relevés de compteurs et fait noter ses réserves avant de signer. La checklist d’inspection proposée dans notre guide de l’état des lieux de sortie, à recevoir par e-mail, reprend ces points dans l’ordre de la visite.

Questions fréquentes

Par où commencer

Téléchargez le modèle qui vous concerne en haut de cette page, remplissez-le et faites-le signer par votre représentant quelques jours avant la visite.

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Pour l’état des lieux lui-même, voir le modèle d’état des lieux et le modèle d’état des lieux de sortie. Pour la suite de la sortie, voir le guide sur l’état des lieux de sortie et la grille de vétusté.

Textes vérifiés le 8 octobre 2026 : loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 (articles 3-2 et 22), décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 (articles 2 et 3), Code civil (articles 1984, 1985, 1989 et 1990). Cette page ne remplace pas un conseil juridique.