Politique de confidentialité et cookies
Dernière mise à jour : Octobre 2026
1. Responsable du traitement
La présente politique s’applique au site autlu.com, à l’application web Autlu et aux applications mobiles Autlu (ensemble « le Service »).
Le responsable du traitement est :
AUTLU S.à r.l.
6, rue Principale, L-5240 Sandweiler, Luxembourg
RCS Luxembourg : B296671
Autorisation d’établissement : N° 10180065/0
Numéro de TVA : LU36725642
E-mail : support@autlu.com
2. Rôle d'Autlu selon les données
Autlu est responsable du traitement des données de ses utilisateurs, de ses prospects et des visiteurs de son site : compte, facturation, support, demandes de contact, démonstrations et newsletter. La présente politique décrit ces traitements.
Pour le contenu des états des lieux (données des locataires, des propriétaires et des autres parties, photographies, relevés, signatures), Autlu agit en qualité de sous-traitant de l’utilisateur qui établit l’état des lieux. Cet utilisateur est le responsable du traitement et informe les personnes concernées. Les engagements d’Autlu envers lui figurent dans l’Accord de traitement des données (DPA), disponible sur autlu.com/dpa. Si vous êtes concerné par un état des lieux, adressez vos demandes au professionnel ou au bailleur qui l’a établi ; toute demande reçue par Autlu lui est transmise.
3. Données collectées
Compte : nom, prénom, adresse e-mail, mot de passe, signature manuscrite numérisée et, si vous les renseignez, vos informations professionnelles (société, adresse, numéro de TVA, coordonnées, logo) ainsi que les données de votre équipe.
- Facturation : abonnement, achats de crédits, factures et historique des paiements. Les données de carte bancaire sont traitées par notre prestataire de paiement ; Autlu n’y a pas accès.
- Utilisation : journaux de connexion, adresse IP, type de navigateur et d’appareil, ville et pays approximatifs de vos sessions actives, statistiques d’usage des fonctionnalités.
- Intégrations et options : identifiants de connexion à votre logiciel immobilier, conservés chiffrés, et données importées pour pré-remplir vos états des lieux ; coordonnées de livraison de vos commandes d’accessoires.
- Parrainage : votre code de parrainage et les crédits qu’il vous rapporte ; si vous vous êtes inscrit avec le lien d’un autre utilisateur, le compte qui vous a parrainé, l’avancement du parrainage (si vos paiements cumulés ont atteint 50 €, puis 200 € hors taxes) et une empreinte non réversible de votre adresse e-mail, pour qu’une même adresse ne soit parrainée qu’une fois.
- Crédit offert : une empreinte non réversible de votre adresse e-mail, calculée sans ses variantes (alias « + », points d’une adresse Gmail), pour que le crédit offert à l’ouverture d’un compte ne soit accordé qu’une fois par personne. Lorsque vous utilisez ce crédit, la société, le numéro de TVA, la licence professionnelle, le téléphone et le domaine de l’adresse e-mail de votre compte (hors messageries grand public) sont comparés à ceux des comptes qui ont déjà utilisé le leur. Une ressemblance nous est signalée pour vérification ; aucun compte n’est bloqué automatiquement.
- Échanges : contenu des e-mails et messages que vous nous adressez.
- Site web : informations saisies dans le formulaire de contact, lors de la réservation d’une démonstration ou de l’inscription à la newsletter, et vos choix en matière de cookies.
Les informations signalées comme obligatoires sont nécessaires à la création du compte et à la fourniture du Service.
4. Finalités et bases légales
Exécution du contrat (art. 6(1)(b) RGPD) : création et gestion de votre compte, fourniture du Service, abonnements et crédits, support.
- Mesures précontractuelles (art. 6(1)(b) RGPD) : réponse à vos demandes de contact et organisation des démonstrations que vous réservez.
- Obligation légale (art. 6(1)(c) RGPD) : facturation, comptabilité et fiscalité.
- Intérêt légitime (art. 6(1)(f) RGPD) : sécurité du Service, prévention de la fraude et des abus, dont le contrôle du crédit offert (section 3), amélioration du Service à partir de statistiques d’usage mesurées sur nos serveurs, annonces de service (maintenance, incident, modification des conditions), information de votre parrain lorsque vous vous inscrivez avec son lien (section 6), constatation et défense de nos droits.
- Consentement (art. 6(1)(a) RGPD) : newsletter et communications marketing, cookies de mesure d’audience et publicitaires du site, mesure d’audience et enregistrement de session dans l’application. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sans conséquence sur le Service.
5. Intelligence artificielle
Le Service s’appuie sur des modèles d’intelligence artificielle fournis par des prestataires spécialisés pour transcrire les enregistrements audio et aider à rédiger les documents. Nous utilisons aussi ces prestataires pour trier les messages reçus par le formulaire de contact et préparer une proposition de réponse, que nous relisons avant tout envoi. Seules les données nécessaires à ces tâches leur sont transmises. Elles ne servent pas à entraîner leurs modèles et ne sont conservées par ces prestataires que trente (30) jours au plus, à des fins de sécurité. Aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard n’est prise de manière entièrement automatisée : l’utilisateur vérifie et valide chaque document avant signature.
6. Destinataires et transferts
Autlu ne vend ni ne loue vos données. Elles sont accessibles au personnel autorisé d’Autlu, dans la limite de ses fonctions, et à des prestataires qui les traitent sur nos instructions et sont liés par un accord de traitement des données, dans les catégories suivantes :
- hébergement, infrastructure, réseau et sauvegardes ;
- intelligence artificielle (transcription et aide à la rédaction) ;
- paiement et facturation ;
- envoi d’e-mails et de notifications ;
- mesure d’audience, suivi des erreurs et sécurité ;
- messagerie, agenda, visioconférence, prise de rendez-vous et gestion de la relation client ;
- gestion du consentement aux cookies.
Le personnel d’Autlu n’accède au contenu de votre compte et de vos documents que lorsque c’est nécessaire : assistance à votre demande, résolution d’un incident, sécurité ou obligation légale. Ces accès sont journalisés. Vos données peuvent aussi être communiquées aux autorités lorsque la loi l’exige.
Si vous vous inscrivez avec le lien de parrainage d’un autre utilisateur, celui-ci est prévenu de votre inscription et voit dans son compte votre prénom, l’initiale de votre nom, la date d’inscription et l’avancement du parrainage. Il sait ainsi quand vos paiements cumulés (achats de crédits, offre Équipe, marque blanche) atteignent 50 €, puis 200 € hors taxes : ce sont les deux paliers qui lui rapportent des crédits. Il ne voit jamais votre adresse e-mail, ni le montant ou le détail de vos paiements.
La base de données et les fichiers du Service sont hébergés dans l’Union européenne. Certains prestataires sont établis hors de l’Union européenne, principalement aux États-Unis. Ces transferts reposent sur une décision d’adéquation de la Commission européenne, dont le EU-U.S. Data Privacy Framework, ou sur les clauses contractuelles types adoptées par la Commission. Vous pouvez obtenir une copie de ces garanties en écrivant à support@autlu.com.
Pour le contenu des états des lieux, la liste nominative des sous-traitants ultérieurs est mise à la disposition des clients dans leur compte, conformément au DPA.
7. Durées de conservation
Compte et profil : pendant la durée du compte, puis supprimés à la suppression du compte.
- États des lieux finalisés : dix (10) ans après leur création, que l’abonnement soit actif ou non, puis supprimés automatiquement.
- Brouillons non finalisés : trente (30) jours.
- Fichiers sources (enregistrements audio, photos téléversées) : sept (7) jours après la génération du document, afin de pouvoir le corriger sans nouvelle visite du bien, ou immédiatement si l’état des lieux ou le compte est supprimé avant.
- Facturation : dix (10) ans, conformément aux obligations comptables luxembourgeoises.
- Échanges avec le support : cinq (5) ans après la clôture de la demande.
- Demandes de contact et réservations de démonstration : trois (3) ans après notre dernier échange.
- Newsletter : jusqu’à votre désinscription ; votre adresse est ensuite conservée uniquement dans une liste d’opposition, pour ne plus vous écrire.
- Statistiques d’usage : au plus pendant la durée du compte.
- Enregistrements de session : trente (30) jours.
- Mesure d’audience du site : quatorze (14) mois.
- Journaux techniques et données de fonctionnement (connexions, invitations d’équipe, alertes) : douze (12) mois au plus ; journal des accès administratifs : vingt-quatre (24) mois.
- Coordonnées de livraison des commandes d’accessoires : douze (12) mois après la clôture de la commande.
- Historique de vos consentements : pendant la durée du compte.
- Preuve d’acceptation des conditions générales (date, version acceptée, empreinte du texte et empreinte non réversible de votre adresse e-mail) : dix (10) ans après la suppression du compte, uniquement pour établir l’existence et le contenu du contrat en cas de litige (art. 6(1)(f) et 17(3)(e) RGPD).
- Prévention des abus : empreinte non réversible de l’adresse e-mail, trois (3) ans après la suppression du compte ; pour un compte qui a reçu le crédit offert, elle est aussi conservée pendant toute la durée du compte. Elle sert à empêcher la réutilisation abusive des essais gratuits, du crédit offert et des autres offres (art. 6(1)(f) RGPD).
Les suppressions s’appliquent aux systèmes actifs. Les copies techniques temporaires et les sauvegardes chiffrées sont supprimées automatiquement dans un délai de trente (30) jours au plus. Elles ne servent à restaurer des données qu’après un sinistre, auquel cas les suppressions intervenues entre-temps sont réappliquées.
8. Vos droits
Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, de portabilité et d’opposition, ainsi que du droit de retirer votre consentement à tout moment. Vous pouvez vous opposer à tout moment à la prospection, notamment grâce au lien de désinscription présent dans chaque e-mail.
Vous pouvez exporter vos données et supprimer votre compte depuis les paramètres de votre compte. La suppression efface immédiatement vos données personnelles, documents et fichiers, sous réserve des durées prévues à la section 7. Les états des lieux établis au sein d’une équipe appartiennent à celle-ci et y restent ; votre nom n’y apparaît plus comme auteur.
Pour exercer vos droits, écrivez à support@autlu.com. Nous répondons dans un délai d’un mois, prolongeable de deux mois si la demande est complexe. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données (CNPD), cnpd.public.lu.
9. Cookies et traceurs
Application
Des cookies strictement nécessaires maintiennent votre session et mémorisent vos préférences. Avec votre consentement uniquement, Autlu dépose un cookie de mesure d’audience (douze (12) mois) et enregistre, sur certaines pages de configuration seulement, vos interactions à l’écran afin d’améliorer l’ergonomie. Tout le texte et toutes les images y sont masqués avant transmission, et aucune page affichant les données de vos clients, locataires ou biens n’est enregistrée. Vous pouvez modifier ce choix à tout moment dans les paramètres de votre compte ; le refus est sans conséquence. L’application n’utilise aucun cookie publicitaire.
Site autlu.com
Un cookie strictement nécessaire mémorise vos choix (un (1) an). Avec votre consentement uniquement :
- des cookies de Google (Google Analytics, Google Ads) mesurent l’audience du site et l’efficacité de nos campagnes publicitaires, pour une durée de treize (13) mois au plus ;
- sur la page Démo, Calendly, qui fournit le calendrier de réservation, dépose ses propres cookies de mesure d’audience et de marketing, pour une durée d’un (1) an au plus. Calendly vous demande votre accord dans son propre bandeau ; si vous avez déjà accepté les cookies de mesure d’audience et publicitaires sur notre site, ce choix vaut aussi pour Calendly et son bandeau ne s’affiche pas. Voir la politique de confidentialité de Calendly.
La liste détaillée des cookies, avec leur finalité et leur durée, figure dans le gestionnaire de cookies du site, que vous pouvez rouvrir à tout moment : Gérer mes préférences cookies. Vous pouvez aussi supprimer les cookies dans les paramètres de votre navigateur.
10. Application mobile
L’application mobile n’accède à l’appareil photo, au microphone, à vos photos et aux notifications qu’avec votre autorisation, et uniquement pendant votre utilisation du Service. Les photos et enregistrements sont traités comme décrit aux sections 5 et 7. L’application ne collecte pas votre position GPS, ne fait aucun suivi publicitaire et n’utilise aucun identifiant publicitaire. Vous pouvez retirer ces autorisations dans les réglages de votre appareil.
11. Mineurs
Le Service est réservé aux personnes majeures. Si nous apprenons qu’un mineur nous a transmis des données personnelles, nous les supprimons.
12. Sécurité
Autlu met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques, notamment le chiffrement des données en transit et au repos, le contrôle et la journalisation des accès, l’authentification multifacteur, des sauvegardes régulières et des engagements de confidentialité de son personnel.
13. Modifications
Nous pouvons modifier cette politique. En cas de modification substantielle, nous vous en informons par e-mail au moins trente (30) jours avant son entrée en vigueur. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page.
14. Contact
Pour toute question sur vos données personnelles ou sur cette politique, écrivez à support@autlu.com ou à AUTLU S.à r.l., 6, rue Principale, L-5240 Sandweiler, Luxembourg.