Formulaire d’état des lieux en Suisse : PDF à imprimer, Word et exemple
Le formulaire d’état des lieux de cette page se télécharge gratuitement en PDF, sans inscription, pour un logement loué en Suisse romande. Le même procès-verbal sert à l’entrée et à la sortie : vous cochez « d’entrée » ou « de sortie » sous le titre. Dans la marge, une bulle explique chaque champ et la règle qui le justifie.
À la sortie, une section à part liste les défauts que le bailleur impute au locataire. Précise et remise sans attendre, elle peut valoir avis des défauts au sens de l’article 267a du Code des obligations.
Télécharger le formulaire d’état des lieux pour la Suisse romande (PDF et Word)
Le formulaire existe en trois versions : un PDF à imprimer, un fichier Word à compléter et un exemple rempli. L’exemple est un état des lieux de sortie dans un appartement fictif de 3,5 pièces à Lausanne.
Formulaire vierge à imprimer
PDF, 9 pages
Un seul formulaire pour l’entrée et la sortie. Une bulle dans la marge explique chaque champ et la règle dont il vient, du Code des obligations aux règles vaudoises et genevoises ; en haut, une zone attend votre logo et vos coordonnées.
Télécharger le PDF
Formulaire vierge Word
Word (.docx), 8 pages
Le même document sans les bulles, à remplir à l’ordinateur et à mettre à vos couleurs : votre logo à la place du cadre, vos pièces ajoutées ou retirées.
Recevoir par e-mail
Exemple rempli
PDF, 9 pages
Un état des lieux de sortie complété pour un appartement fictif à Lausanne, avec des bulles qui expliquent chaque choix : relevés, clés, constats pièce par pièce et défauts imputés au locataire.
Recevoir par e-mailRecevez le formulaire Word et l’exemple rempli. Indiquez votre adresse e-mail, confirmez-la depuis le message reçu, puis téléchargez les deux fichiers.
Ces documents s’adressent d’abord à ceux qui dressent l’état des lieux pour le bailleur : régies, gérances, agents immobiliers, experts mandatés. Un bailleur privé peut s’en servir tel quel, et un locataire peut y lire ce qui sera vérifié.
Ce que prévoient le Code des obligations et les règles cantonales
En Suisse, l’état des lieux relève de deux niveaux. Le Code des obligations (CO) fixe les règles de fond, les mêmes dans tous les cantons, de la délivrance du logement jusqu’à l’avis des défauts. Là où elles existent, les règles cantonales décrivent le procès-verbal lui-même, par exemple sa signature sur place.
Le Code des obligations ne fixe ni la forme ni le contenu de l’état des lieux. Il le mentionne à l’article 256a : « Si un procès-verbal a été établi lors de la restitution de la chose à la fin du bail précédent, le bailleur doit, sur demande, présenter ce document au nouveau locataire lors de la délivrance de la chose ». À la fin du bail, le locataire doit restituer la chose « dans l’état qui résulte d’un usage conforme au contrat » (CO, art. 267, al. 1).
Dans le canton de Vaud, les Règles et usages locatifs (RULV) ont force obligatoire générale jusqu’au 30 juin 2032 (arrêté du Conseil fédéral du 19 juin 2026, FF 2026 1669). Le canton, qui a prolongé cette force obligatoire, les présente comme « un contrat-cadre qui s’applique à tout bail signé dans le canton ». Leurs dispositions sont alors de droit impératif (loi fédérale sur les contrats-cadres de baux à loyer, art. 5).
À Genève, des règles proches valent pour les immeubles soumis à la LGL ou à la LGZD. Elles figurent dans les règles et usages locatifs annexés au règlement d’exécution de la loi générale sur le logement (rsGE I 4 05.01, annexe 1).
Pour les autres cantons romands, ce formulaire ne cite aucune règle cantonale. Le contrat-cadre romand, qui valait notamment à Fribourg, à Neuchâtel, dans le Jura et dans le Valais francophone, n’a plus force obligatoire générale depuis le 1er juillet 2020. Selon l’Office fédéral du logement, il s’applique si les parties en sont convenues, notamment dans les conditions générales annexées au bail.
| Point | Code des obligations (toute la Suisse) | Vaud (RULV) | Genève (immeubles LGL ou LGZD) |
|---|---|---|---|
| État des lieux d’entrée | Ni forme ni contenu imposés | En présence des deux parties, signé sur place, copie à chacune (art. 1, al. 1) | Deux exemplaires, signés sur place, un remis immédiatement à chaque partie (art. 18) |
| Procès-verbal du locataire précédent | Présenté au nouveau locataire sur demande (art. 256a, al. 1) | Copie remise à la demande du locataire (art. 1, al. 6) | Même règle (art. 18) |
| Défauts connus du bailleur | Aucun article cité ici | Le bailleur en informe le locataire (art. 1, al. 7) | Même règle (art. 18) |
| Défauts non relevés à l’entrée | Le locataire signale au bailleur les défauts qu’il n’a pas à réparer lui-même (art. 257g, al. 1) | Signalés dès réception, sinon l’état des lieux est admis (art. 1, al. 5) | Aucune règle citée ici |
| État des lieux de sortie | Avis immédiat des défauts dont le locataire répond (art. 267a) | En présence des deux parties, signé sur place ; il « ne vaut pas reconnaissance de dette » (art. 36, al. 4 et 5) | En présence des deux parties, signé sur place, deux exemplaires (art. 22) |
| Garantie de loyer | Trois mois de loyer au plus, déposés au nom du locataire (art. 257e) | Trois mois de loyer net au plus, règles de libération propres (art. 2) | Aucune règle citée ici |
Comment remplir le procès-verbal, à l’entrée et à la sortie
Le même formulaire se remplit en deux temps : en détail à l’entrée, puis à la sortie en regard de l’entrée, avec une section de plus.
À l’entrée
- Cochez « d’entrée », notez la date et l’heure, et indiquez si les locaux sont vides. Dans le canton de Vaud, l’état des lieux est établi « si possible dans les locaux vides » (RULV, art. 1, al. 2).
- Désignez la chose louée comme dans le bail : adresse, NPA, canton, étage, numéro de l’appartement et nombre de pièces. Ajoutez les dépendances louées, comme la cave, le galetas ou la place de parc.
- Identifiez le bailleur, sa régie ou sa gérance, chaque locataire et son éventuel représentant, avec la procuration. Notez le montant de la garantie de loyer et l’établissement qui la détient.
- Cochez pour qui agit l’auteur du procès-verbal. Indiquez si le procès-verbal de sortie du locataire précédent a été présenté, et notez les défauts que le bailleur connaît et signale.
- Relevez chaque compteur et photographiez le cadran. Listez ensuite les clés et badges remis, en signalant les clés de sécurité.
- Pièce par pièce, notez l’état de chaque élément dans la colonne Entrée (N, B, U ou D) et décrivez-le, même sans défaut. Reportez le numéro de chaque photo.
- Relisez le document avec les parties et notez leurs remarques à la section 10. Faites signer, puis remettez une copie à chacune. Dans le canton de Vaud et dans les immeubles genevois LGL ou LGZD, les parties signent sur place.
Après la remise, dans le canton de Vaud, le locataire signale les défauts non constatés « dès réception du document et dans les plus brefs délais » ; à défaut, l’état des lieux est admis (RULV, art. 1, al. 5). Le Code des obligations, lui, demande de signaler au bailleur les défauts que le locataire n’a pas à réparer lui-même (art. 257g, al. 1). Il ne fixe pas de nombre de jours : vérifiez aussi ce que prévoit le bail.
À la sortie
- Prenez un nouvel exemplaire, cochez « de sortie » et notez la date et l’heure. Dans le canton de Vaud, le locataire restitue les locaux le jour de l’échéance à midi (RULV, art. 36, al. 1).
- Reportez la date de l’état des lieux d’entrée, la fin du bail, la date de remise des clés et le nom de la personne qui les reçoit. Notez la nouvelle adresse du locataire : c’est là qu’il recevra l’avis des défauts.
- Reprenez les pièces dans le même ordre qu’à l’entrée. Recopiez l’état d’entrée, notez l’état de sortie et décrivez chaque changement par sa nature, son emplacement et sa taille. Une usure liée au temps se note U et se décrit sans être reprochée.
- Relevez de nouveau les compteurs, puis comparez les clés rendues aux clés remises. Dans le canton de Vaud, le locataire rend toutes les clés, y compris celles qu’il a fait faire (RULV, art. 37, al. 1).
- Si vous agissez pour le bailleur, listez à la section 9 les défauts dont il tient le locataire pour responsable, chacun avec sa photo. S’il n’y en a aucun, cochez la case prévue.
- Notez les réserves de chaque partie à la section 10, faites signer et remettez une copie à chacune. Indiquez enfin la date et le mode de remise de la section 9.
La restitution de la garantie de loyer suit ses propres règles, détaillées dans les questions fréquentes plus bas.
L’avis des défauts, la section propre à la sortie
À la restitution, le bailleur doit vérifier l’état de la chose et « aviser immédiatement le locataire des défauts dont celui-ci répond » (CO, art. 267a, al. 1). Sans cet avis, le locataire est déchargé, sauf pour les défauts que les vérifications usuelles ne permettaient pas de découvrir (al. 2). La section 9 du formulaire sert à donner cet avis.
Le Tribunal fédéral a précisé son contenu : « L’avis des défauts doit être précis et détaillé ». Une mention générale comme « taches dans la cuisine » ne suffit pas. Un procès-verbal de sortie peut valoir avis, mais il « doit toutefois permettre de discerner quels défauts, parmi tous ceux recensés, sont imputables au locataire » (arrêt 4A_545/2011 du 11 janvier 2012, consid. 3.2).
Le formulaire sépare donc les deux rôles. La grille pièce par pièce décrit, sans rien reprocher : un défaut noté D n’est imputé au locataire que s’il figure à la section 9. Chaque ligne de la section 9 donne le local, l’élément, la nature du défaut, son emplacement, ses dimensions et le numéro de la photo.
Dans la grille, qui décrit
« Porte côté couloir : B à l’entrée, D à la sortie ; panneau enfoncé sur environ 5 cm, à 1 m du sol. »
À la section 9, qui impute
« 1. Séjour, porte côté couloir : panneau enfoncé sur environ 5 cm, à 1 m du sol, absent à l’entrée (photo 6). »
Le Code dit « immédiatement » sans fixer de nombre de jours. Dans un arrêt de 2014, le Tribunal fédéral rappelle que, selon la doctrine, l’avis doit en règle générale être donné « dans les deux ou trois jours ouvrables après la restitution », voire une semaine après. Il ajoute que, selon les pratiques cantonales, un avis donné trois semaines ou un mois après la remise des locaux est en principe tardif (arrêt 4A_388/2013 du 7 janvier 2014, consid. 2.3.1).
Remettez donc la section 9 au locataire à la fin de la visite, ou envoyez-la sans attendre en gardant la preuve de sa date de réception. Quand l’auteur du procès-verbal n’agit pas pour le bailleur, cochez plutôt « Le bailleur avisera le locataire par un avis séparé, sans délai ». Si le bailleur découvre plus tard un défaut que les vérifications usuelles ne permettaient pas de déceler, il le signale lui aussi immédiatement (CO, art. 267a, al. 3).
Ce formulaire et Autlu, deux choses différentes
Le formulaire se remplit case par case, à la main ou dans Word. Avec Autlu, vous décrivez chaque pièce à voix haute pendant la visite, puis le procès-verbal est rédigé en phrases dans votre propre modèle de document. Vous le relisez, puis les parties le signent sur place, sur un téléphone ou une tablette (signature électronique simple).
L’application rédige les rapports en français seulement et ne les traduit pour aucune des parties. Pour un logement en Suisse alémanique ou au Tessin, elle ne convient donc pas encore. À la sortie, c’est vous qui constatez les changements depuis l’entrée ; l’application ne compare pas les deux procès-verbaux à votre place. Vous pouvez comparer les deux méthodes sur un vrai logement pendant l’essai gratuit de 14 jours.
Dans une grille
« Store : D »
Dans un rapport Autlu
« Store à lamelles de la chambre : trois lamelles pliées, en bas à gauche de la fenêtre. »
Voici un extrait d’un rapport rédigé à partir d’une dictée, tiré de notre compte de démonstration (agence et logement fictifs). Pour comparer les façons de travailler, voir le guide pour choisir une application d’état des lieux.
Pour voir un rapport complet, téléchargez notre exemple de rapport : un état des lieux d’entrée complet, avec photos, relevés de compteurs et signatures des deux parties, pour un logement fictif en France.
Ce que contient le formulaire, et pourquoi
Le formulaire compte des notes liminaires et onze sections. Chacune reprend un article du Code des obligations, une règle vaudoise ou genevoise, ou une précaution pratique que sa bulle présente comme telle.
| Section | Ce que vous y notez | Pourquoi |
|---|---|---|
| 1. La chose louée | Adresse, NPA, canton, étage et numéro, type, nombre de pièces, meublé ou non, dépendances | Le canton du logement détermine les règles cantonales applicables ; Vaud et Genève comptent « l’inventaire et l’état des accessoires » dans l’état des lieux (RULV, art. 1, al. 1 ; usages genevois, art. 18) |
| 2. Le bail et les parties | Bailleur, régie ou gérance, locataires, procuration, dates du bail, garantie de loyer | Délivrance à la date convenue (CO, art. 256, al. 1) ; garantie de trois mois de loyer au plus (art. 257e, al. 2) |
| 3. L’auteur du procès-verbal | Nom, qualité, société, pour qui il agit | À la sortie, l’avis des défauts vient du bailleur (art. 267a, al. 1) |
| 4. Le moment | Date et heure, locaux vides ou non ; à l’entrée, procès-verbal du locataire précédent et défauts connus ; à la sortie, date d’entrée, fin du bail, remise des clés, nouvelle adresse | CO, art. 256a, al. 1 ; RULV, art. 1, al. 2, 6 et 7 ; usages genevois, art. 18 et 22 |
| 5. Compteurs | Électricité, gaz, eau, chaleur ou répartiteurs, citerne : numéro, relevé, photo | À Vaud, le locataire requiert à ses frais le relevé des compteurs de gaz et d’électricité (RULV, art. 4) |
| 6. Clés et dispositifs | Nombre remis, nombre rendu, clés de sécurité | À Vaud, toutes les clés sont rendues ; en cas de perte, le changement de cylindre de la porte palière n’est à la charge du locataire que pour une serrure de sécurité (RULV, art. 37, al. 1 et 2) |
| 7. Entretien et appareils | Détartrage du bouilleur, ramonage, filtre de ventilation, détecteurs de fumée, modes d’emploi | À Vaud, ramonage et détartrage du bouilleur individuel (RULV, art. 31, al. 2 et 3), filtre de ventilation (art. 36, al. 2) |
| 8. Pièce par pièce | Huit pièces ou zones, dont une libre et les dépendances ; état N, B, U ou D à l’entrée et à la sortie ; description ; photo | Restitution selon un usage conforme au contrat (CO, art. 267, al. 1) |
| 9. À la sortie : défauts imputés au locataire | Local et élément, description précise, photo ; date et mode de remise | Avis des défauts (art. 267a) ; précision exigée par le Tribunal fédéral (4A_545/2011) |
| 10. Observations et réserves | Remarques et réserves de chaque partie | Le locataire qui conteste un point l’écrit avant de signer |
| 11. Signatures | Lieu, date, exemplaires, pages et photos ; bailleur, locataires, auteur, locataire précédent | Signature sur place à Vaud (RULV, art. 1 et 36) et dans les immeubles genevois LGL ou LGZD (art. 18 et 22) ; à Vaud, l’ancien locataire peut être présent à l’entrée (art. 1, al. 3) |
Le PDF vierge compte 9 pages A4, avec une zone pour le logo et les coordonnées de l’auteur. La version Word, de 8 pages, garde les mêmes sections sans les bulles et se met à vos couleurs. L’exemple rempli compte 9 pages. Un encadré final, « Après l’état des lieux », rappelle le signalement des défauts à l’entrée, l’avis des défauts à la sortie et la restitution de la garantie de loyer, avec les articles cités.
Ce formulaire vaut pour un logement situé en Suisse romande : Genève, Vaud, Neuchâtel, Fribourg, Valais, Jura ou Jura bernois. Les règles cantonales citées sont celles de Vaud et de Genève ; ailleurs, vérifiez les usages locaux et les conditions générales du bail. Pour un logement en Belgique, utilisez le modèle d’état des lieux pour Bruxelles ; pour la France, le modèle d’état des lieux, écrit selon le droit français.
Textes vérifiés en septembre 2026. Cette page donne une information générale et ne remplace pas un conseil juridique.
Les notes liminaires et les clauses à éviter
Cinq notes ouvrent le formulaire. Elles disent ce que le procès-verbal constate, à la délivrance (CO, art. 256) ou à la restitution (art. 267 et 267a), et qu’il est dressé en présence des parties, chacune recevant une copie. Elles définissent aussi les quatre lettres d’état, dont U pour l’usure normale et D pour un défaut.
Le constat porte sur ce qui est apparent et accessible le jour de la visite. Un élément qui n’a pas pu être vu, atteint ou essayé est noté comme tel à sa ligne. Les photos, numérotées, font partie du procès-verbal, qui ne fixe aucun montant.
Ces notes laissent de côté des clauses qu’on trouve dans certains modèles venus d’autres pays :
- le bien rendu « tel qu’il a été reçu » : en Suisse, le locataire restitue la chose « dans l’état qui résulte d’un usage conforme au contrat » (CO, art. 267, al. 1) ;
- l’accord par le silence, quand le rapport est réputé accepté faute de remarque. Parmi les règles cantonales citées ici, seules les RULV vaudoises prévoient une règle de ce type, à l’entrée et pour le locataire : faute de signalement, l’état des lieux est admis (RULV, art. 1, al. 5) ;
- « tout élément non décrit est réputé en bon état » : la clause fait peser chaque oubli sur le locataire ;
- une clause qui dégage le professionnel de toute responsabilité pour ses omissions. Le Code des obligations déclare nulle « toute stipulation tendant à libérer d’avance le débiteur de la responsabilité qu’il encourrait en cas de dol ou de faute grave » (art. 100, al. 1) ;
- un montant de remise en état inscrit dans le procès-verbal de sortie : le chiffrage se règle à part. Dans le canton de Vaud, l’état des lieux de sortie « ne vaut pas reconnaissance de dette » (RULV, art. 36, al. 5).
Notez chaque défaut, même petit, et chaque point que vous n’avez pas pu vérifier. L’exemple rempli décrit ainsi la ventilation de la salle de bains : « Bouche présente ; filtre non accessible, fonctionnement non vérifié ».
Questions fréquentes
Le formulaire vierge de cette page se télécharge gratuitement en PDF, sans inscription, et sert à l’entrée comme à la sortie. Il s’imprime sur 9 pages A4, avec une bulle qui explique chaque champ. La version Word, sans bulles, et l’exemple rempli vous sont proposés contre une inscription à notre newsletter : vous confirmez votre adresse, puis vous téléchargez les deux fichiers.
Nous n’avons trouvé aucune formule officielle d’état des lieux, ni fédérale ni cantonale. Les formules officielles du Code des obligations portent sur le loyer (art. 269d et 270, al. 2). Les associations et les régies publient leurs propres documents. Relevé le 30 septembre 2026 : les pages de l’ASLOCA Vaud et de l’ASLOCA Genève sur l’état des lieux ne proposent pas de formulaire. La Chambre vaudoise immobilière et l’USPI Valais vendent chacune un formulaire papier.
Utilisez le même formulaire qu’à l’entrée, sur un nouvel exemplaire, et cochez « de sortie ». Reprenez les pièces dans le même ordre, recopiez l’état d’entrée et décrivez chaque changement. Si vous agissez pour le bailleur, listez à la section 9 les défauts imputés au locataire. L’exemple rempli de cette page montre une sortie complète dans un appartement fictif de 3,5 pièces à Lausanne.
Signalez-les par écrit au bailleur ou à sa régie, sans attendre, et gardez une preuve de la date d’envoi. Le Code des obligations demande au locataire de signaler au bailleur « les défauts auxquels il n’est pas tenu de remédier lui-même » (art. 257g, al. 1), sans fixer de nombre de jours. Dans le canton de Vaud, il le fait dès réception du procès-verbal et « dans les plus brefs délais » ; à défaut, l’état des lieux est admis (RULV, art. 1, al. 5).
Selon le Code des obligations, la banque ne restitue les sûretés « qu’avec l’accord des deux parties ou sur la base d’un commandement de payer non frappé d’opposition ou d’un jugement exécutoire ». Sans prétention du bailleur en justice ou en poursuite dans l’année qui suit la fin du bail, le locataire peut en exiger la restitution (art. 257e, al. 3). Dans le canton de Vaud, les RULV fixent leurs propres règles, autorisées à déroger au Code (FF 2026 1075). Sans action judiciaire intentée dans un délai d’une année « à compter de la date où le locataire a libéré les locaux », la garantie est débloquée de plein droit (art. 2, al. 8).
Le locataire ne répond pas de l’usure normale : il restitue la chose « dans l’état qui résulte d’un usage conforme au contrat » (CO, art. 267, al. 1). Une peinture simplement ternie par les années relève en principe de cette usure. Dans le canton de Vaud, le locataire répare avant son déménagement les dégâts « qu’il a commis et qui ne sont pas dus à l’usure normale » (RULV, art. 36, al. 3). Le formulaire note U pour l’usure et D pour un défaut.
Par où commencer
Pour votre prochain état des lieux en Suisse romande, téléchargez le formulaire vierge en PDF, ou recevez la version Word et l’exemple rempli avec le formulaire plus haut. Pour dicter la visite au lieu de remplir une grille, essayez Autlu pendant l’essai gratuit de 14 jours. Les tarifs sont détaillés sur notre site.
